TVO AVG Verklaring

AVG verklaring
Hierbij verklaart Stichting AVG voor Verenigingen dat Tennisvereniging Oostvoorne het AVG-programma heeft doorlopen en dat Tennisvereniging Oostvoorne zelf verklaart dat ze de inspanningen heeft verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Met het doorlopen van het AVG-programma van de Stichting AVG voor Verenigingen heeft Tennisvereniging Oostvoorne kennis over de materie, die door de AVG wordt geraakt, ontvangen en heeft men zelf verklaard naar eer en geweten aan de wet te voldoen. De onderdelen van de zelfverklaring door Tennisvereniging Oostvoorne zijn te
vinden op de volgende pagina('s) van deze verklaring.
Aldus opgemaakt te Gorinchem,
d.d. 16-5-2018,
door Stichting AVG voor Verenigingen
gevestigd aan de Stephensonweg 14 te Gorinchem.

 

Door Tennisvereniging Oostvoorne is verklaard dat:
De vereniging werkt volgens onderstaande doelbinding:
Lidmaatschap
Persoonsgegevens NAWTE + geboorte datum
Overeenkomst Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website);
Verwerkingen Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten;
Verwerking door wie: Afdeling ledenadministratie en afdeling communicatie;
Bewaartermijn Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
Tennisvereniging - de verwerkingen zijn voor TVO (tennisvereniging) en voor de KNLTB . 1) Ledenadministratie,facturatie , nieuwsbrieven en andere informatie verstrekking (toernooitjes, ALV uitnodiging, bardienstinschrijving en andere informatie verstrekking) 2) Persoonsgegevens doorgeven aan KNLTB voor bondslidmaatschap, competitie, toernooien en informatieverstrekking.


De vereniging verklaart verder:
Wij als vereniging hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging. Privacy policy is te vinden op de website. Deze is van toepassing voor de huidige en nieuwe leden. Leden zijn hierover geïnformeerd.
Wij als vereniging verwijzen in al onze documenten (lidmaatschap overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.) waarin persoonsgegevens staan naar onze privacy policy op de website van de vereniging.
Met ingang van 20 mei 2018 staat de verwijzing op het inschrijfformulier.
Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen.

Verwerkingsovereenkomst met Conscribo - leden, fakturatie en boekhoudsysteem. Verwerkingsovereenkomst met KNLTB wordt door de KNLTB nog aangeboden. VPRI website bevat geen ledeninformatie en samenwerking wordt in 2018 beëindigd. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere partijen dan de hierboven genoemde.
Ledenadministratie, secretariaat en wedstrijd/toernooiorganisatoren gebruiken eigen computers om de vrijwilligerstaken uit te voeren. De meeste software is up to date,. Eenmalig verzamelde persoonsgegevens in het kader van eenmalige wedstrijden/toernooien worden meteen na afloop evenement verwijderd van lokale computers.
Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens niet alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.
De persoonsgegevens zijn bij derden opgeslagen - zie eerder genoemde partijen (Conscribo en KNLTB).
Wij als vereniging hebben geen persoonsgegevens elektronisch opgeslagen en hebben daarom geen back-up.
Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Ledengegevens worden na beëindiging lidmaatschap na 10 jaar verwijderd. Deze gegevens zijn alleen bedoeld om oudleden uit te nodigen voor speciale evenementen. Dit betekent dat in november van ieder jaar persoonsgegevens zullen worden verwijderd.
Wij als vereniging verklaren dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.
Passende beveiligingsmaatregelen zijn als volgt ingevuld:
Software is beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.
Wij hebben een autorisatie procedure voor het uitgeven van toegang tot onze gegevens.
Wij hebben medewerkers opgeleid en een geheimhoudingsverklaring laten tekenen.

In de geheimhoudingsovereenkomst is opgenomen dat de persoonsgegevens alleen mogen worden ingezien en gebruikt voor specifiek omschreven doeleinden en niet mogen worden gekopieerd naar andere computers/ usb sticks en dergelijke.
Onze beveiliging wordt gerealiseerd door een zeer beperkt aantal personen te autoriseren tot toegang persoonsgegevens.
Wij als vereniging hebben geen persoonsgegevens elektronisch opgeslagen en hebben daarom geen toegangsbeveiliging.
Wij als vereniging hebben papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel.
Wij als verenigingen maken geen gebruik van digitale direct markering.
Inschrijfformulier moet ondertekend zijn door ouder/voogd.
Wij als vereniging verklaren dat wij alleen persoonsgegevens van minderjarigen verwerken als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Aldus verklaard door:
Naam vereniging: Tennisvereniging Oostvoorne (TVO)
Naam persoon: Secretaris Truus Hemstra en voorzitter Leo van der Hoek
Plaats: Oostvoorne
Datum: 16-05-2018

 

Vragen?

logo

E-mail

[email protected]

Telefoon

0181 - 48 35 73

Address

Pyroladreef 1
3233 VN Oostvoorne
Nederland